社会人のビジネスマナーの一つに「名刺交換」が挙げられます。名刺を交換することで連絡手段が開通したことを意味し、ビジネスにおけるネットワークの構築に一役立つものですが、近年、紙の名刺ではなくデジタル名刺の存在感が高まっているのをご存知でしょうか？
ビジネスシーンだけではなく、日常生活のさまざまなジャンルにおいてデジタル化が進んでいますが、名刺に関してもデジタル名刺が登場することで、これまでの「名刺文化」に変化の兆しが見えています。この記事では、デジタル名刺について、基本的な特徴や注目を集めている背景から使用するメリット、種類、さらには注意点まで徹底的に解説していきます。
デジタル名刺とは、その名称からもイメージできるかと思いますが、デジタルの名刺です。紙ではなくデジタル、つまり「データの名刺」なのでQRコードやURLとして表示させることで、交換が可能です。デジタル名刺の範囲は広く、名刺管理システムやアプリ、紙の名刺をPDF化したものやクラウドサービスなどを全て含めたものです。
総務省の統計によると、携帯電話やスマートフォンなどモバイル端末の普及率は2020年の時点で96.8％（※総務省：デジタル活用の現状より）を記録するなど、「ほぼすべての人間が移動しながらインターネットに接続できる状況」となっています。紙の名刺ではなくデジタル名刺でも特に不自由することなく交換・確認できる環境が、デジタル名刺の存在感を高めています。
デジタル名刺が注目を集めている理由はいくつかありますが、主に下記の3つの観点からとされています。このセクションでは、この3つの背景について詳しく解説していきます。
日本は「デジタル後進国」と揶揄されることがあります。総務省の統計によると、日本企業でデジタル人材が不足していると答えた企業は41.7％とのこと。この数字はアメリカや中国、ドイツと比較するととても多いです。
しかしコロナ禍を経て、ようやく多くの人々の意識に変化の兆しが見えるようになりました。これまで無駄だと分かっていても「これまでがそうだったから」とアナログ環境にこだわっていた多くの企業が、効率化・省力化を掲げ、積極的にデジタル・DX化に力を入れるようになりました。
これにより、既に存在そのものはあったものの、紙の名刺の存在感が大きかったがために、なかなか日の目を見ることがなかったデジタル名刺の注目度が高まりました。
デジタル名刺が注目を集めている背景の一つに、デジタル世代の台頭が挙げられます。物心がついた時からインターネットがあった、いわゆる「デジタルネイティブ」と呼ばれている世代が社会の中軸を担う存在となりつつあります。
我が国がデジタル後進国と揶揄されていた理由の一つに、高度経済成長期を支えた人材の多くにとって、デジタルは「後から登場したから必死で覚えたもの」でした。
そのため、便利なものではあっても、既に活用しているサービス・システムから取って変えるほどのものではないとの認識が強く、かつそのような世代が会社・組織における決定権を握っていたことから、デジタル化がなかなか進みませんでした。
しかし例えばスタートアップ・ベンチャー企業のように、デジタルネイティブ世代が代表・中軸を務める会社も増えつつあります。これらの世代はデジタル技術に対して拒否感がありません。良いものであれば積極的に導入する姿勢です。結果、デジタル名刺が多く導入されることとなりました。
デジタル世代の台頭に通ずる部分もありますが、これまでのビジネスマン文化の象徴とも言うべき「紙の名刺」や「紙の名刺交換」に対して疑問を感じていた若い世代は多々いました。
上記のような、名刺交換そのものに対しての潜在的な疑問はくすぶっていました。しかし「昔からの慣習」「皆やっているから」などの理由から、名刺交換が続けられていました。
しかしコロナ禍において、「リモート・デジタルでできることは変えていく」流れにより、これまで疑問視されていた紙の名刺交換に対し、「デジタル名刺の方が良い」「デジタル名刺の方が合理的」など、デジタル名刺の利便性の高さに気付いた人々たちが現れます。このような声により、デジタル名刺がさらに注目を集めるようになりました。
デジタル名刺が注目を集めているのは、メリットがあるからこそです。特にメリットとして挙げられている下記の6つのメリットについて、このセクションでは詳しく解説していきます。
デジタル名刺は、名刺のデジタルデータなので情報の編集が可能です。例えば受け取ったデジタル名刺に、「相手の好きな物、興味のあるもの」やどこで名刺を受け取ったのか、人柄など各種データを編集することができます。
さらに、部署や電話番号・メールアドレスが変わった場合にも編集して変えることができます。紙の名刺の場合、編集することはできません。名刺そのものに上書きでメモすることはできますが、メモを加えれば加えるほど、分かりにくくなります。
その点、デジタル名刺は編集するだけなので、上書きして分かりにくくなることはありません。むしろすぐに情報を編集できるため、やり取りの少ない相手、めったに連絡を取らない相手と久しぶりに連絡を取る時、古い情報のまま接し、相手を不快にさせることがありません。
デジタル名刺は印刷する必要がありません。決して「デジタルデータをもらった後に印刷する」ではなく、あくまでもデータとして保管するため、紙の名刺のように「作成して印刷」する必要もなければ、受け取った名刺を保管する必要がありません。
そのため、保管するための場所・道具を用意する必要もありません。データとして保管するため、自らのPCやスマートフォン、あるいはクラウドサービスのデジタル名刺であれば利用しているクラウドシステムに保管されます。
紙の名刺の場合、名刺交換をした当人しか名刺の情報を知り得ません。伝手を使いたいと思った時には、交換した人間に問い合わせる必要がありました。しかしデジタル名刺の場合、データとして保存されるため、名刺交換した当人だけではなく、社内での情報共有が容易です。
実際に交換した当事者以外の人間も、名刺のデータを閲覧・確認できるため、名刺の有用性が高まります。また、データなので誰もが「じっくりと」閲覧できます。紙のちらっと名刺のように見せてもらうだけだったり、時間が限られているので紙の名刺をわざわざスマホで撮影する必要はありません。データとして、好きな時に閲覧できます。
クラウドサービスのデジタル名刺の場合、インターネットに接続できる環境にあれば、いつでも好きな時にデジタル名刺の確認が可能なので、名刺の情報を知りたいその時に名刺を確認できます。
デジタル名刺を交換するシチュエーションは、対面・非対面を問いません。データなので、インターネット環境上であれば場所は一切関係ありません。紙の名刺を交換する場合、対面が絶対条件です。顔を合わせている状況でこそ、交換できるものだったからこそ、多くの名刺を持っている人間が「頑張っている」と評価された時代もありました。
しかし、デジタル名刺の場合、データをやり取りするのみなので、非対面ではあっても何ら問題ありません。オンライン会議の最中にデジタル名刺を交換したり、あるいはメールにデジタル名刺データを添付したりなど、他のデジタルデータ同様に手軽に取り扱うことができます。
デジタル名刺の場合、データとして保管するため紛失リスクや会社内に保管していた名刺が誰かに持ち出されてしまうリスクもありません。紙の名刺の場合「現物」としてある以上、紛失・持ち出しリスクがあります。決して他の社員の過失だけではなく、自分自身が誤って廃棄してしまうケースもあります。
名刺もまた、個人情報です。紛失だと分かれば良いのですが、持ち出しの場合、情報漏洩リスクが生まれます。結果、「名刺を紛失した」だけではなく、会社としての評判を低下させることにもつながりかねません。
紛失した名刺から個人情報を特定され、迷惑メールがくる、あるいは社内にSPAMが大量に送られたり等、「被害」が生まれることも想定されます。その点、デジタル名刺の場合、このような持ち出しリスクは低いです。紛失する可能性もデジタル名刺を補完しているサーバーにトラブル・アクシデントが発生した時のみで、紛失・持ち出しリスクと比較すると可能性は低いです。
紙の名刺は55mm×91mmの「4号名刺」と呼ばれるサイズが標準です。法律的に定められたものではありませんが、名刺入れ・ケースがこのサイズに合わせて作られていることからも分かるように、一定のフォーマットが存在しています。
55m×91mm以外のサイズの名刺では、相手方に保管の負担を強いることから、55mm×91mmサイズの名刺を持つことががビジネスマナーです。しかし、デジタル名刺にはこのようなサイズ規定はありません。モニターに表示される範囲で、個性を出すことができます。
紙の名刺の場合、個性を出せる範囲は文字のカラーリングやフォント程度でした。しかしデジタル名刺の表現方法は「無限」です。クリエイティブなお仕事に従事している方であれば、デジタル名刺のデザインだけで自分自身のスキル・センスをアピールすることができます。
ここまでデジタル名刺について説明させていただきましたが、デジタル名刺にも種類があります。大きく、下記の3つに分類できます。
いずれも「自分の情報を相手に知ってもらう」名刺の性質は同じですが、微妙に特徴が異なります。ここでは、上記の3のタイプのデジタル名刺について解説していきましょう。
URL型とも呼ばれているタイプで、自分自身の情報が記載されたWebページを作成することで、相手にはURLを送るだけで閲覧してもらえる点が特徴です。読み取るための機器・アプリ不要で、Webサイトを閲覧できる環境であれば誰もが閲覧できるため、相手の環境を問いません。
サイト型は、多くの人を相手にする個人事業主に最適です。個人事業主の場合、固定客だけではなく見込み客まで含めた営業が必要です。そのため、相手の環境の全てを把握することが難しいため、FeedlinkのようにWebページを作成し、見てもらうサイト型のデジタル名刺が適しています。
アプリ型のデジタル名刺は、専用のアプリケーションを使用して作成され、企業向けに設計されたものが多いです。Sansanなどがその代表例で、単に名刺をデジタル化するだけでなく、名刺情報をクラウド上で一元管理し、社内の全メンバーが名刺データにアクセスできる仕組みを提供しています。これにより、担当者以外でも顧客との関係を継続的に管理しやすくなり、営業活動やマーケティング活動の効率を大幅に向上させることができます。
NFCカードとはNear Field Communicationの頭文字から名付けられたもので、その名称からもイメージできるように、非接触ICチップによる近距離無線通信技術を使用した通信規格です。SuicaやPASMOなどタッチすることで情報の伝達が可能なものなので、既に多くの人が日常生活の中で利用している技術です。NFCカード型のデジタル名刺は、非接触の通信技術を名刺に組み込んだものです。
NFCカード型のデジタル名刺は、専用のカードを相手にタッチしてもらうことで、名刺の情報を伝達します。そのため、専用のカードが必要です。デジタルデータとして保管できますが、名刺交換は専用のカードのタッチが必要です。つまり、対面して交換する形式となるため、営業担当のように対面する機会が多い人に適しているデジタル名刺です。
先程紹介したFeedlinkも、実はNFCカード型として運用することができます。サイト型・NFCカード型どちらかを選ぶのではなく、それぞれの形での運用が可能になるため、Feedlinkを活用すると、遠方で会えないお客にはURLを送付して、対面している時にはNFCカード型でタッチしてと、状況に合わせての「名刺交換」が可能です。
デジタル名刺が注目を集めている理由の一つに、デジタル世代が増えてきたからだとお伝えしました。しかし、まだまだいわゆる「アナログ世代」も多いです。もちろん世代だけの括りではなく、紙の名刺を好む人もいます。経済産業省職員を対象にしたアンケートにて、およそ49.9％が名刺を紙で保管している（※Sansan株式会社・令和３年度クラウド型名刺管理・共有サービスの利用による人脈共有の効果に関する実証及び調査報告より）と答えています。
この事実からも、まだまだ紙の名刺を好んでいる人が多いことが分かります。そのため、急にデジタル名刺を採用すると、紙の名刺を好む人からの反発を受けるリスクがあります。社内であれば時間をかけて説得できますが、顧客からの反発を受けた場合、顧客を手放すことにもなりかねません。
デジタル名刺はあくまでも「名刺」です。この点に関しては紙の名刺と同じで、「作って満足するもの」ではなく、作った名刺を多くの人に見てもらい、目的を達成することが重要です。あくまでも「目的達成のためのツール」という特性は、紙の名刺もデジタル名刺も変わりません。
デジタル名刺を作成する場合、作成したデジタル名刺をどのように活用するのかが重要です。「自分を知ってもらう」を大前提に、知ってもらった後、どのようなリアクションを求めているのか。目的から逆算することで、選ぶべきデジタル名刺も見えてくるはずです。
デジタル名刺は「作って終わり」ではなく、作ってから役立てるものです。そのため、「作れます」ではなく、「役立てることができる」機能が豊富に搭載されているデジタル名刺がこれからの時代には求められます。Feedlinkもその一つです。
Feedlinkは30種類以上用意されているテンプレートから選ぶなど、シンプルな3つのステップにて最短10分でデジタル名刺の公開が可能です。ホームページ作成の知識がなくとも、感覚的に理想のデジタル名刺を持つことができる点は強みではありますが、Feedlinkの強みはそれだけではありません。
SEO対策やSNSへのリンク、投稿の予約管理やメルマガ受付フォームにメルマガ配信、さらにはイベントブロックなどマーケティングのための機能が多々搭載されています。つまり、Feedlinkであれば「デジタル名刺を作りました」だけで終わるのではなく、作成したデジタル名刺を武器に、顧客獲得やブランディングが可能です。
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